Chương 2: Tìm hiểu bảng cấu trúc dữ liệu tiêu chuẩn trong Excel

Bảng dữ liệu tiêu chuẩn là gì? Đã bao giờ bạn nghe thấy khái niệm này chưa? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu thế nào là cấu trúc 1 bảng dữ liệu tiêu chuẩn và các tác dụng khi làm việc này nhé.

Chúng ta đang cấu trúc dữ liệu như thế nào?

Có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe thấy yêu cầu cần phải biết “cấu trúc dữ liệu” khi làm việc trên Excel. Bởi từ trước tới giờ chúng ta đều khá thoải mái trong việc nhập và tổ chức 1 bảng dữ liệu. Thông thường mục tiêu của chúng ta là nhập thật nhanh và nhập ít nội dung nhất (nếu có thể), vậy nên các cấu trúc thường thấy là:

Cấu trúc bảng dữ liệu 3 chiều

Trong cấu trúc này, khi nhập 1 nội dung về Số tiền, bạn sẽ:

• Có sẵn Chi nhánh là Chi nhánh 1
• Có sẵn Ngày trong cột Ngày
• Có sẵn Nhóm trong dòng tiêu đề
• Có sẵn cột Số tiền thuộc các nhóm, chỉ cần nhập đúng số tiền vào Nhóm tương ứng với yêu cầu nhập dữ liệu.

Nhưng với cách làm này, bạn sẽ gặp 1 số vấn đề như sau:

• Nếu có tới 20, 30 nhóm (có thể nhiều hơn nữa) thì bảng dữ liệu của bạn sẽ cần rất nhiều cột, mỗi nhóm lặp lại với 2 cột Tên chi phí và Số tiền. Khi đó bảng dữ liệu khó kiểm soát khi vừa tăng về dòng (theo ngày), vừa tăng về cột (theo nhóm).
• Nếu có nhiều chi nhánh, bạn sẽ cần làm nhiều bảng tại nhiều Sheet, mỗi bảng tương ứng với 1 chi nhánh. Điều đó làm dữ liệu phân tán ở nhiều nơi. Khi cần tập hợp lại để báo cáo sẽ rất khó khăn.

Như vậy với cách cấu trúc dữ liệu ở trên chỉ thuận lợi khi nhập mới dữ liệu, nhưng lại không tốt cho việc  báo cáo.

Mục tiêu cuối cùng của chúng ta khi làm việc trên Excel là:

1. Quản lý dữ liệu cho tốt, dễ dàng kiểm tra, tìm lại khi cần.
2. Dễ dàng báo cáo, tính toán theo bất kỳ yêu cầu nào.
3. Hiểu được ý nghĩa của các con số trong báo cáo để ra quyết định.

Để đáp ứng được mục tiêu này, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu về cách tổ chức 1 bảng dữ liệu theo đúng tiêu chuẩn.